В настоящее время формы первичных учетных документов, обязательных к применению в государственных (муниципальных) учреждениях, утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Данный Приказ не содержит формы путевого листа, поэтому обязательной для всех учреждений и видов транспортных средств формы в настоящее время нет.
Учреждения могут самостоятельно разработать соответствующую форму и утвердить ее в рамках формирования учетной политики. При этом необходимо иметь в виду, что Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые применяют все юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2Приказа N 152).
Для разработки собственных форм можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — Постановление N 78):
- легкового автомобиля (ф. 3);
- специального автомобиля (ф. 3 специальная);
- легкового такси (ф. 4);
- грузового автомобиля (ф. 4-С);
- грузового автомобиля (ф. 4-П);
- автобуса (ф. 6);
- автобуса необщего пользования (ф. 6 специальная).
Постановлением N 78 также утверждена форма Журнала учета движения путевых листов (ф. 8).
Данные формы нужно дополнить обязательными реквизитами согласно Приказу N 152, можно по желанию учреждения дополнить их иными сведениями.
Необходимо также помнить, что первичные учетные документы неунифицированных форм должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н):
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование субъекта учета, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В формах, утвержденных Постановлением N 78, все эти реквизиты содержатся, их необходимо «не потерять» при разработке своих форм.
Согласно пункту 3 Приказа N 152 путевой лист должен содержать следующие разделы:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован, а в случае если он оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого его можно использовать (п. 4 Приказа N 152).
Как правило, путевой лист оформляется на один день (смену), а на более длительный срок он выдается в случае командировки.
Сведения о собственнике (владельце) ТС для учреждения включают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона (п. 5 Приказа N 152).
Сведения о транспортном средстве включают:
- его тип (легковой, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель, а в случае если грузовой автомобиль используется с прицепом, полуприцепом, то и их модель;
- государственный регистрационный знак легкового (грузового) автомобиля, грузового прицепа (полуприцепа), автобуса, троллейбуса;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде ТС из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с места его постоянной стоянки и заезда на нее.
Согласно пункту 7 Приказа N 152 сведения о водителе включают:
- фамилию, имя, отчество;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 Приказа N 152).
В 2017 году состав обязательных реквизитов путевого листа остался прежним, однако произошли некоторые изменения в порядке их заполнения.
